Trotz der fortschreitenden Digitalisierung verfügen Unternehmen noch immer über eine große Anzahl von Dokumenten und über eine noch größere Menge an Daten, die oft manuell verarbeitet werden müssen.
Viele Mitarbeiter*innen verbringen unzählige Stunden damit, Daten aus Rechnungen, Aufträgen oder anderen Dokumenten zu erfassen, aufzubereiten und im weiteren Prozess zu verarbeiten. Diese wichtigen Geschäftsdokumente sind in der Regel in unterschiedlichen Formaten vorzufinden, wie zum Beispiel in Papierdokumenten, gescannten Dokumenten, PDF- und Word-Dokumenten, E-Mails, etc. 80 bis 90% der enthaltenen Daten sind außerdem unstrukturiert und unterscheiden sich je nach Absender, Empfänger oder Dateientyp.
Die manuelle Verarbeitung von solch unstrukturierten Daten ist nicht nur einer der größten Zeitkiller im Arbeitsalltag, sondern birgt auch ein hohes Risiko für Fehler und macht davon abgesehen nur wenig Spaß.
Unsere Software-Roboter können hier unterstützen – mit oder ohne KI. Sie können Dokumente auf Basis ihres Typs trennen, die Daten daraus extrahieren und anschließend entweder in einem neuen Datenformat zur Verfügung stellen oder in einem System weiterverarbeiten. Ob die Dokumente gescannt oder maschinenlesbar sind, spielt dabei keine Rolle. Wie profitieren die Mitarbeiter*innen davon? Keine manuellen Eingaben mehr, kein mühsames Trennen von Dokumenten und kein Zeitverlust durch ständiges Suchen nach Informationen – alles wird automatisch erledigt.
Wenn Dokumente weder maschinenlesbar noch in einem strukturierten Format vorliegen, kann die Verarbeitung frustrierend und zeitaufwendig sein. Zum Glück gibt es eine Lösung: intelligente Dokumentenverarbeitung mithilfe smarter Software-Roboter. Durch den Einsatz von fortschrittlichen Algorithmen und Machine-Learning-Modellen können Dokumente mit variablem Layout und/oder auch in gescanntem Format, wie Rechnungen, Lieferscheine, Briefe, Verträge, Aufträge, Bestellungen oder E-Mails automatisch klassifiziert, extrahiert und analysiert werden.
Die intelligenten Software-Roboter lernen dabei aus Erfahrungen und stellen sich dadurch immer wieder auf neu eingehende Informationen ein. Im Vergleich zu Stand-alone-Softwareanbietern können die identifizierten Daten direkt von den Robotern weiterverarbeitet werden, indem beispielsweise Rechnungsdaten direkt in ERP-Systeme wie SAP eingespielt werden.
Intelligente Software-Roboter können Unternehmen dabei helfen, Dokumentenprozesse effizienter und kosteneffektiver zu gestalten. Indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, wie z.B. das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Dokumenten, können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. So können auf einfache Weise die Effizienz gesteigert, die Kosten gesenkt, die Genauigkeit verbessert, die Produktivität maximiert und die Motivation gefördert werden, was zu einem besseren Geschäftsergebnis führt.
Bereits kurz nach der Implementierung kann die Informationserfassung und Verarbeitung beschleunigt und skaliert werden. So können die Prozesse nachhaltig optimiert und ein schneller Return on Investment (ROI) erzielt werden.
Darüber hinaus wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen durch die Unterstützung eines Software-Roboters erhöht. Schließlich wird das Verarbeiten von Dokumenten oft als lästig empfunden, was die Mitarbeiter*innen an der Ausübung ihrer eigentlichen Arbeit hindert.
Mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) können Software-Roboter Geschäftsprozesse automatisieren und nehmen den Mitarbeiter*innen manuelle und wiederholende Tätigkeiten ab. So haben sie Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu fokussieren.
