Mit virtuellen Kollegen Dokumente verarbeiten

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Dokumente auslesen, klassifizieren und verarbeiten

Dokumentenchaos adé - dank virtueller Mitarbeiter!

Von manueller zur automatisierten Dokumentenverarbeitung

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung verfügen Unternehmen noch immer über eine große Anzahl von Dokumenten und über eine noch größere Menge an Daten, die oft manuell verarbeitet werden müssen.

Viele Mitarbeiter*innen verbringen unzählige Stunden damit, Daten aus Rechnungen, Aufträgen oder anderen Dokumenten zu erfassen, aufzubereiten und im weiteren Prozess zu verarbeiten. Diese wichtigen Geschäftsdokumente sind in der Regel in unterschiedlichen Formaten vorzufinden, wie zum Beispiel in Papierdokumenten, gescannten Dokumenten, PDF- und Word-Dokumenten, E-Mails, etc. 80 bis 90% der enthaltenen Daten sind außerdem unstrukturiert und unterscheiden sich je nach Absender, Empfänger oder Dateientyp. 

So geht's mit unseren
virtuellen Mitarbeitern

Die manuelle Verarbeitung von solch unstrukturierten Daten ist nicht nur einer der größten Zeitkiller im Arbeitsalltag, sondern birgt auch ein hohes Risiko für Fehler und macht davon abgesehen nur wenig Spaß. 

Unsere Software-Roboter können hier unterstützen – mit oder ohne KI. Sie können Dokumente auf Basis ihres Typs trennen, die Daten daraus extrahieren und anschließend entweder in einem neuen Datenformat zur Verfügung stellen oder in einem System weiterverarbeiten. Ob die Dokumente gescannt oder maschinenlesbar sind, spielt dabei keine Rolle. Wie profitieren die Mitarbeiter*innen davon? Keine manuellen Eingaben mehr, kein mühsames Trennen von Dokumenten und kein Zeitverlust durch ständiges Suchen nach Informationen – alles wird automatisch erledigt.

Was unsere Software-Roboter schon können

Was unsere virtuellen Mitarbeiter an Aufgaben übernehmen können

Intelligente Dokumentenverarbeitung erklärt

Schnelle, präzise und flexible Verarbeitung

Wenn Dokumente weder maschinenlesbar noch in einem strukturierten Format vorliegen, kann die Verarbeitung frustrierend und zeitaufwändig sein. Zum Glück gibt es eine Lösung: intelligente Dokumentenverarbeitung mit Hilfe smarter Software-Roboter. Durch den Einsatz von fortschrittlichen Algorithmen und Machine-Learning-Modellen können Dokumente mit variablem Layout und/oder auch in gescanntem Format, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Briefe, Verträge, Aufträge, Bestellungen oder E-Mails automatisch klassifiziert, extrahiert und analysiert werden.

Die intelligenten Software-Roboter lernen dabei aus Erfahrungen und stellen sich dadurch immer wieder auf neu eingehende Informationen ein. Ein weiterer Vorteil? Im Vergleich zu Stand-alone-Softwareanbietern können die identifizierten Daten direkt von den Robotern weiterverarbeitet werden, indem beispielsweise Rechnungsdaten direkt in ERP-Systeme wie SAP eingespielt werden.

Mehr Lösungen entdecken

auch komplexe dokumente mit kniffligen Details können verarbeitet werden :

  • Unterschiedlich strukturierte Dokumente
  • Dokumente mit wechselnden Layouts
  • Handschrift, Unterschriften und Kontrollkästchen
  • Diverse Dateiformate
  • Kontextlose oder gescannte Dokumente
  • Dokumente mit niedriger Auflösung

  • USE CASE

    Rechnungen

    Verarbeite und buche ein- und ausgehenden Rechnungsdaten, ohne von einer vorgegebenen Struktur oder Layoutvorgaben abhängig zu sein. Vom Eingang, über die Prüfung bis hin zur Freigabe, die Rechnungsverarbeitung kann vollständig digitalisiert und automatisiert werden!

  • USE CASE

    Zolldokumente

    Mit Hilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung können auch komplexe Zollprozesse automatisiert werden, wie beispielsweise die Verarbeitung von Warenanmeldungen. Dabei werden diverse Zolldokumente ausgelesen und relevante Daten in das entsprechende Zollsystem übertragen.

    • Use Cases

      Rechnungen

      Verarbeite und buche ein- und ausgehende Rechnungsdaten, ohne von einer vorgegebenen Struktur oder Layoutvorgaben abhängig zu sein. Vom Eingang, über die Prüfung bis hin zur Freigabe, die Rechnungsverarbeitung kann vollständig digitalisiert und automatisiert werden!

    • Use Cases

      Zolldokumente

      Mit Hilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung können auch komplexe Zollprozesse automatisiert werden, wie beispielsweise die Verarbeitung von Import und Export Warenanmeldungen. Dabei werden diverse Zolldokumente ausgelesen und relevante Daten in das entsprechende Zollsystem übertragen.

      Wie Du von intelligenten Robotern profitierst

      Maximiere Deine Produktivität

      Intelligente Software-Roboter können Unternehmen dabei helfen, Dokumentenprozesse effizienter und kosteneffektiver zu gestalten. Indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, wie z.B. das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Dokumenten, können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. So können auf einfache Weise die Effizienz gesteigert, die Kosten gesenkt, die Genauigkeit verbessert, die Produktivität maximiert und die Motivation gefördert werden, was zu einem besseren Geschäftsergebnis führt.

      Gerade bei der Bearbeitung großer Dokumentenmengen kann der Einsatz einer solchen intelligenten Lösung enorme Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen und damit die Effizienz der Prozesse im Unternehmen deutlich steigern.​

      Außerdem profitierst Du von einer niedrigen Fehlerquote. Ein Roboter arbeitet beim Auslesen von Dokumenten und der anschließenden Verarbeitung der Daten, z. B. bei der Eingabe in ein System, mit höchster Genauigkeit.

      Schon bereits kurz nach der Implementierung kann die Informationserfassung und -verarbeitung beschleunigt und skaliert werden. So können die Prozesse nachhaltig optimiert und ein schneller Return on Investment (ROI) erzielt werden.​

      Darüber hinaus wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen durch die Unterstützung eines Roboters erhöht. Schließlich wird das Verarbeiten von Dokumenten oft als lästig empfunden, was die Mitarbeiter*innen an der Ausübung ihrer eigentlichen Arbeit hindert.​​

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