Prozess der Dokumentenverarbeitung

Unternehmen verfügen über eine große Anzahl von Dokumenten und über eine noch größere Menge an Daten, die oft manuell verarbeitet werden müssen. So verbringen Mitarbeiter*innen täglich unzählige Stunden damit, Informationen aus Rechnungen, E-Mails, Verträgen oder anderen Dokumentenarten zu erfassen, verstehen und verarbeiten.
Organisationen erhalten diese wichtigen Geschäftsdokumente in der Regel auf ganz unterschiedlichen Wegen, wie zum Beispiel per Post, Fax oder E-Mail. Darüber hinaus sind viele dieser Dokumente unstrukturiert und unterscheiden sich je nach Absender, Empfänger oder Dateientyp.
Die Bearbeitung von solch unstrukturierten Dokumenten ist zeitaufwändig, fehleranfällig, teuer und nicht einfach zu skalieren. Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDV) können diese Engpässe behoben werden. Denn die smarte Technologie geht über die Automatisierung standardisierter Arbeitsabläufe hinaus und ermöglicht die Verarbeitung komplexer Inhalte.
Somit werden Software-Roboter immer intelligenter und sind in der Lage, Daten aus einer Vielzahl von Dokumentenformaten zu erfassen, verstehen, extrahieren und verarbeiten. Dadurch können Prozesskosten gesenkt, die Effizienz maximiert und die Mitarbeiter*innen entlastet werden.
Die Datenextraktion ist der Ort, an dem die ganze Magie der Technologie passiert. Software-Roboter verwenden entweder regelbasierte Ansätze, maschinelle Lernmodelle oder eine Kombination aus beidem, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren. Dabei lernen sie aus Erfahrungen und stellen sich dadurch immer wieder auf neu eingehende Informationen ein. Ein weiterer Vorteil? Im Vergleich zu stand-alone Softwareanbietern können die identifizierten Daten direkt durch die Roboter weiterverarbeitet werden indem z.B. Rechnungsdaten direkt in SAP gespielt werden.
Verarbeite und buche ein- und ausgehenden Rechnungsdaten, ohne von einer vorgegebenen Struktur oder Layoutvorgaben abhängig zu sein. Vom Eingang, über die Prüfung bis hin zur Freigabe, die Rechnungsverarbeitung kann vollständig digitalisiert und automatisiert werden!
Mit Hilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung können auch komplexe Zollprozesse automatisiert werden, wie beispielsweise die Verarbeitung von Warenanmeldungen. Dabei werden diverse Zolldokumente ausgelesen und relevante Daten in das entsprechende Zollsystem übertragen.
Verarbeite und buche ein- und ausgehende Rechnungsdaten, ohne von einer vorgegebenen Struktur oder Layoutvorgaben abhängig zu sein. Vom Eingang, über die Prüfung bis hin zur Freigabe, die Rechnungsverarbeitung kann vollständig digitalisiert und automatisiert werden!
Mit Hilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung können auch komplexe Zollprozesse automatisiert werden, wie beispielsweise die Verarbeitung von Import und Export Warenanmeldungen. Dabei werden diverse Zolldokumente ausgelesen und relevante Daten in das entsprechende Zollsystem übertragen.
Durch die wachsende Intelligenz der Roboter können mehr Geschäftsprozesse automatisiert werden als je zuvor. Das bringt nicht nur die Effizienz auf ein ganz neues Niveau, sondern stellt auch eine enorme Entlastung der Mitarbeiter*innen dar. So können auf einfache Weise die Kosten gesenkt, Genauigkeit verbessert, Produktivität maximiert und die Motivation gefördert werden.
Gerade bei der Bearbeitung großer Dokumentenmengen kann der Einsatz einer solchen intelligenten Lösung enorme Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen und damit die Effizienz der Prozesse im Unternehmen deutlich steigern.
Außerdem profitierst Du von einer niedrigen Fehlerquote. Ein Roboter arbeitet beim Auslesen von Dokumenten und der anschließenden Verarbeitung der Daten, z. B. bei der Eingabe in ein System, mit höchster Genauigkeit.
Schon bereits kurz nach der Implementierung kann die Informationserfassung und -verarbeitung beschleunigt und skaliert werden. So können die Prozesse nachhaltig optimiert und ein schneller Return on Investment (ROI) erzielt werden.
Darüber hinaus wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen durch die Unterstützung eines Roboters erhöht. Schließlich wird das Verarbeiten von Dokumenten oft als lästig empfunden, was die Mitarbeiter*innen an der Ausübung ihrer eigentlichen Arbeit hindert.
Dich erwarten spannende Use Cases, hilfreiche Leitfäden, interessante Events und die neuesten Updates!